群馬県庁、スマートロックで会議時間短縮–受け渡しの手間ゼロで時短

今回は「群馬県庁、スマートロックで会議時間短縮–受け渡しの手間ゼロで時短」についてご紹介します。

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　群馬県庁は、会議室21カ所にビットキーのコネクトプラットフォーム「workhub」とスマートロックを導入した。鍵の受け渡しや記録表への記入といったアナログな作業を撤廃し、会議時間を10～20分短縮したという。スマートキーなどの開発、販売を手掛けるビットキーが発表した。

　33階建ての県庁舎では、複数階に会議室が点在。会議室を利用する際は、11階にある財産有効活用課の窓口で鍵を貸し出して運用していたという。会議の前後に鍵を持ち運ぶ時間が職員の負担になっていたほか、各会議室に対して1つの鍵で運用していたため、返却が遅れた場合に次の利用者が利用できないといった問題も生じていた。

　workhubは県庁のWi-FiではなくLTE通信を利用するため、セキュリティ上のメリットがあるとのこと。将来的には、県職員が使う「Outlook」のカレンダーと連携できる点、工事が不要でコスト面での負担が少ない点などが評価され、導入に至ったという。

　全会議室の鍵の解錠が可能なカードキーを各課に配布し、Outlookカレンダーで会議室を予約した後に、各課で保有しているカードキーを持って会議室に行くことで鍵の解錠を実現。利用後は、鍵を締めてカードキーを各課に戻すという運用にしているとのこと。定時以降など急な会議開催でもスムーズに会議室を利用できるようになったという。

　workhub導入後、職員にアンケートを実施したとこと、「便利になった」という回答が98％に上ったほか、従来の運用方法と比較し、1会議当たりの時間短縮効果について「10分以上」との回答が63.9％になったという。