オフィス・自宅に続く“第三の拠点”を確保　コワーキングスペース利用中の企業が「テレキューブ」も活用するワケ

今回は「オフィス・自宅に続く“第三の拠点”を確保　コワーキングスペース利用中の企業が「テレキューブ」も活用するワケ」についてご紹介します。

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　新型コロナウイルスの感染が広がって以降、この1年で人々の働き方は大きく変わった。3密を回避するためにテレワークを導入する企業が増え、在宅勤務は珍しいものではなくなった。

　とはいえ自宅はあくまで生活の場であり、オフィスと全く同じ環境を整えるのはなかなか難しい。中には「作業スペースが整っていない」「オン・オフの切り替えが難しい」という悩みを持つ人もいるだろう。

　こうした課題に対応するため、企業の中には社員の自宅から近いコワーキングスペースや、商業施設やオフィスビル、駅など公共の場に設置された個室型ワークブースを社員が使えるようにしているところもある。そんなオフィスでもない、自宅でもない、“第三の拠点”を活用する企業の一つが、ソニーグループで広告配信サービスなどを手掛けるSMNだ。

　同社は以前からコワーキングスペースを活用していたが、コロナ禍がきっかけで個室型のワークブースも新たに使い始めた。一体どういうことなのか？　同社の谷本秀吉さん（アドテクノロジー事業執行役員、兼ネクスジェンデジタル代表取締役社長）、石川玲子さん（人事総務部総務課）に聞いた。

「出先で作業」既に習慣化

　SMNは2000年3月に設立。08年にソニー傘下へ加わり、AIなどを活用した広告配信や小売店の購買データを分析するサービスなどを手掛ける。東京・品川の本社を始め、北海道、愛知、大阪、福岡にオフィスを構え、グループ全体で240人程の社員が在籍する。

　創設から社員数は右肩上がりに増え、徐々に本社の座席数が足りない事態に。将来的にはオフィスの拡張を視野に入れていたが、ひとまず救済措置的に18年からコワーキングスペースを利用することになった。都内に加え、大阪など全国に施設があったため、訪問先の近くで社員がアポイントの前後に“止まり木”のように作業ができていた。

　都内の訪問先は渋谷周辺が多かったが、そのエリアで本社とは別にオフィスを構えるのはコスト面で負担が大きい。その点、契約したコワーキングスペースは自社のリソースの負担がなく、社員が社員証をかざせば入室できる。そのため都内に限らず、大阪でもよく利用されていた。

　「コロナ禍前から、弊社では出先で働くという習慣がありました」と石川さん。「利用の多くは営業職の社員でした。ただその中で全員が満遍なく利用しているというわけはなく、ユーザーに偏りはありました」と振り返る。

Web会議と対面会議で往復　スキマ時間の有効活用に

　そんな頃に新型コロナウイルスの感染が拡大。20年4月には全国を対象とする緊急事態宣言が発令された。SMNも全社的にテレワークへと移行し、社員のオフィス出勤を制限することになった。こうした状況に伴い、検討事項だったオフィスを拡張する件はいったん白紙となった。

　顧客との打ち合わせの多くをWeb会議で行うようになったが、対面での会議が全くのゼロになったわけではない。Web会議と同日に客先に出向き、直接顔を合わせて打ち合わせを行うこともある。日によっては、Web会議を行う自宅と対面会議を行う訪問先を行ったり来たりしなければならない。

　すでに契約していたコワーキングスペースで、Web会議自体は行える。ただし、オープンスペースで周りに人がいるケースも少なくなく、機密性を保つには5〜6人で使う規模の会議室を1人で使う必要があった。石川さんは「会議室の利用は従量課金制のため、後から届いた請求額に驚いたこともありました」と振り返る。

　そこで、出先でも気兼ねなくWeb会議を行える環境としてSMNが注目したのが、個室型ワークブース「テレキューブ」だった。テレキューブの室内には作業用のデスクと椅子の他、コンセント、USB給電ポートなどの環境がそろう。雑踏の中でも周囲の音に影響されず、自分の声が外に漏れる心配もない。法人登録を行えば、最も安いプランなら1人当たり15分250円（税別）で利用できる。

　企業がオフィス内の執務スペースでテレキューブを導入し、活用することもあるが、SMNが選んだのはオフィスビルのロビーのほか、駅や空港の構内、商業施設など公共スペースに設置されたテレキューブを利用するプランだ。ユーザー登録を行えば個人、法人を問わず、どのエリアでも公の場所のテレキューブを利用できる。

　訪問先の企業内に設置されたテレキューブを見たことがあり、その存在を以前から知っていたという谷本さん。「対面の打ち合わせがある場合、訪問先の近くにあるテレキューブを使えば前後の時間にWeb会議を行えます。わざわざ自宅に戻らなくて済むため、空いた時間を有効に使えるのではと思いました」

新たな“第三の拠点”を確保

　こうしてテレキューブの利用を20年10月から始めたSMN。それから数カ月が過ぎた今、特に営業職や経営層の利用が多い。

　利用状況は「既存のコワーキングスペースは作業する場所として長時間の利用が多く、テレキューブはWeb会議のために15分〜1時間の利用が多いようです」と石川さん。15分単位で利用できるところが、短時間のWeb会議などの活用に役立っているようです」と話す。

　自身もテレキューブを頻繁に使うという谷本さんは「外出先でプライベート空間を確保できる点は貴重です。外から中の様子も見えにくいですし、作業に集中できます」と言う。

　「個人的には内幸町から丸の内エリアで使うことが多く、スケジュール次第で場所を選べるのが良いですね。自宅近くにも最近増えてきて、いろいろなエリアで使えるようになったと実感しています。自宅とオフィス以外に“第三の拠点”を新たに確保できたという感じです」（谷本さん）

　またSMNは法人契約のため、支払いは請求書払いで行う。社員一人一人が経費精算ツールで精算する必要はない。石川さんは「誰がどのくらい利用したかもまとめて可視化できるため、プランを見直した方が良いのか検討しやすい点もメリットです」と言う。

柔軟な働き方の後押しを

　21年1月、2度目の緊急事態宣言が発出され、今もテレワークを中心に業務を行うSMN。これからも自宅以外でも業務を行えるテレキューブやコワーキングスペースを活用し、社員に柔軟な働き方を用意していく考えだ。

　「今は最もミニマムなプランでテレキューブを契約していますが、プランに迷うくらい社員たちに活用してもらい『働きやすくなった』『便利になった』と言ってもらえることを目指しています。今後も社員がより働きやすい環境を整えていきたいです」（石川さん）

　谷本さんは、コロナ禍で働き方の意識ががらりと変わったと実感する。「これまでは『直行直帰はあり得ない』『いったんはオフィスに顔を出す』など暗黙の慣習が残る場面がありましたが、テレワークの浸透によって、どこでも仕事はできるし、成果は上げられることが分かったと思います」

　さらに「テレキューブでWeb会議を行うなど、対面でなくてもコミュニケーションの取れるサービスを活用することで、以前の働き方よりも生産性が上がるのではないかと考えるようになりました」と続ける。

　コロナ禍に限らず、これからも社会情勢や働き方の環境を変える出来事が生じないとは言い切れない。そうした変化に企業が対応するには「社員はオフィスに出勤して働くべし」といった旧来の意識を根底から変えることが必要だ。社員がどこでも快適に働けるような環境づくりが求められている。

　在宅手当の支給など自宅の仕事環境を整えるサポートの他、SMNのようにオフィス、自宅に続く“第三の拠点”を用意することも一つの手段になるだろう。公共スペースに設置されたテレキューブは、登録さえすれば誰でも利用できる。社内で「自宅以外でも仕事ができるスペースがほしい」という要望があれば、検討してみてはいかがだろうか。