Sansan、契約データベース「Contract One」に3つの新機能–契約を俯瞰的に管理

今回は「Sansan、契約データベース「Contract One」に3つの新機能–契約を俯瞰的に管理」についてご紹介します。

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　Sansanは、契約データベース「Contract One」において「契約ツリー」「契約状況判定」「カスタム台帳」の新たな機能を追加すると発表した。

　Contract Oneは、あらゆる契約書を正確にデータ化しクラウド上での一元管理を可能とする契約データベースサービス。新機能によって、大量の契約情報から関連性のある契約群を自動でひも付けするとともに、各契約の有効性を判定する。これにより案件ごとの正確な契約状況を俯瞰的に確認し、契約の有効性や期限を瞬時に把握できるようになる。

　2024年2月頃実装を予定している「契約ツリー機能」では、「基本契約」を親契約、「秘密保持契約」や「覚書」などを子契約として自動で判別してひも付け、契約ツリーとして関連性を可視化する。各書類を個別に管理することで発生していた契約状況の不正確な理解や、契約更新漏れ、不必要な更新による追加費用の発生などを防止できる。例えば原材料の高騰などにより、部門横断で契約見直しが必要になった場合でも、対象の契約群を瞬時に洗い出し、関連情報を加味しながら的確に判断できる。

　同じく2024年2月頃実装を予定している「契約状況判定機能」では、データベース化した契約情報から、契約終了日や自動更新の有無、更新期間を自動で読み取り、各契約のステータスを「契約中」「契約終了」に自動で分類する。契約終了日記載のない契約書や、意図せず自動更新されている可能性がある契約書についてそれぞれ注意喚起し、担当者は各ステータスを確認後、契約を終了するか再締結するかを判断し、不明確な取引を適正化できる。

　来春実装を予定の「カスタム台帳機能」では、任意の検索条件を「タブ」に保存できるようにし、「タブ」をクリックするだけで、必要な契約情報を一覧で確認できる。契約先名やタイトルなどの定型項目に加え、細かな取引条件で絞り込んだ一覧を作成可能なため、Contract Oneを立ち上げるだけで各担当者の業務に必要な情報を瞬時に確認できる。