岐阜県・美濃加茂市役所、マニュアル作成ツールを導入–引き継ぎ業務を効率化

今回は「岐阜県・美濃加茂市役所、マニュアル作成ツールを導入–引き継ぎ業務を効率化」についてご紹介します。

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　岐阜県の美濃加茂市役所は、マニュアル作成ツール「Dojoシリーズ」を導入した。同ツールを提供するテンダが2月5日に発表した。

　Dojoは、業務手順書やシステムの操作説明書などのマニュアルや、eラーニングで利用する教材や製品のデモ動画などを少ないクリック数で作成できる。

　自治体の職員は、不正の防止や職員の能力開発、職場の活性化といった観点から、平均3年で部門の異動を行う。美濃加茂市役所では、異動に伴う業務の引き継ぎに手間取るという課題を抱えていたという。

　DX推進室を設置し、行政や公共サービス、業務のDXに取り組む同市は、職員の業務効率化に向けてマニュアル作成ツールの導入を検討。USBのドングルを利用してライセンス認証を行う「スタンドアローン版」であれば、セキュリティ強化を重視した三層分離ネットワークでも利用できるとし、同市役所はDojoを導入したという。

　導入後は、トレーニングセミナーや個別の操作指導講習会で利用方法を学び、PCでの作業が多い部門を中心に同ツールを利用してマニュアルを作成している。また、手作業で画面をキャプチャーして「Word」や「Excel」に貼り付け、説明文を加える形でマニュアル作成を行っていた時と比べ、Dojoを活用することで作業時間を半分以下に削減できたという。

　今後、同市では同ツールを活用することで、マニュアル作成を起点に業務の可視化や業務改善につなげ、業務改革に発展できるように取り組みを進めていくとしている。