スタジオアリス、クラウド型契約業務サービスを導入–紙の契約書を正確にデータ化

今回は「スタジオアリス、クラウド型契約業務サービスを導入–紙の契約書を正確にデータ化」についてご紹介します。

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　「こども専門写真館」を中心に47都道府県・458店舗の写真スタジオを展開するスタジオアリスは、クラウド型契約業務サービス「Contract One」を導入した。サービスを提供するSansanが6月6日に発表した。

　Contract Oneは、さまざまな形式の契約書を一元管理でき、電子契約サービスで締結された電子契約書に加え、署名や押印が必要な紙の契約書のデータ化にも対応している。紙の契約書をSansanが代理で受領して正確にデータ化し、契約書のデータベースを構築できる。なおデータ化された契約書は、企業名や締結日、件名など多様な項目で検索できる状態で保存される。

　スタジオアリスは、今回の導入によって混在している電子契約書と紙の契約書をクラウドで一元管理できるようになる。またオフィス空間を圧迫していた紙の契約書の保管場所を確保する必要がなくなった。さらにContract Oneで構築されたデータベースの活用により、契約状況の正確な把握や契約内容の最適化、意思決定の精度と速度の向上が可能となる。

　これまでほとんどの契約が紙ベースで行われていたが、導入後は全ての契約書が電子帳簿保存法で定められた要件を満たした形式で電子保存されるようになった。これにより、契約情報の横断的な検索や契約書の関連付けが行えるようになり、さまざまな業務に契約情報を活用できるようになるとしている。