乃村工藝社、契約管理クラウドで月間2000件超の契約書をデジタル化

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　乃村工藝社は、インフォマートが提供するクラウド型の契約管理ソリューション「BtoBプラットフォーム 契約書」を導入した。利用を開始してから約半年がたった2022年7月時点で月間2600件の契約業務をデジタル化した。インフォマートが9月20日に発表した。

　また締結契約書である請書の受領、管理業務が効率化され、バックオフィス部門が1つの案件にかける業務時間を従来の半分に短縮した。さらに文書管理業務においては、契約書データが自動的に文書管理システムと連携できるようになった。

　BtoBプラットフォーム 契約書は、企業間で交わされる契約をウェブ上で締結できるクラウドサービス。契約の締結・管理をデジタル化し一元管理することで、従来の契約業務にかかっていた手間とコストを削減する。また、社内承認をウェブ上で行うことができるワークフローシステムや紙の契約書をデータ化し、アップロード登録ができる「自社保管」機能も搭載しており、バックオフィス業務の効率化やテレワークを可能にする。

　同製品について、乃村工藝社では、自社の業務フローに合致していること、基幹システムとの連携や技術的親和性もクリアしていることなどを評価。また電子帳簿保存法に対応していることに加え、ランニングコストがリーズナブルだったことも採用のポイントになった。

　サービスの利用前、乃村工藝社では、請書の整理作業に月間で約210時間、付随する電話対応業務を含めると約240時間かかっていた。請書は1件につきおおむねA4の紙3〜4枚で月間数千件、幅広ファイルも毎月11冊増えていた。

　なお2018年からは注文書、請書、納品請求書を1つのPDFにして取引先へ電子的に送付していたが、コロナ禍が大きく影響し、取引先から郵送で送られてくる請書の開封、基幹システムへの入力、管理作業に課題を感じていたという。

　サービスの利用開始後は、5000社の取引先のうち約半数がBtoBプラットフォーム 契約書でのやりとりに切り替え、発注件数の6〜7割ほどを対応しているという。