大林ファシリティーズ、毎月約6000枚届く請求書をデジタル化–業務時間を半減

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　大林ファシリティーズは、「BtoBプラットフォーム 請求書」の導入によって毎月約6000枚届く請求書をデジタル化し、業務時間を半減させている。インフォマートが7月5日に発表した。

　大林組のグループ企業である大林ファシリティーズは、建物管理と建築の2つの事業を軸に業務を行っている。紙文化が残っている取引先が多く、請求書は東京支店と大阪支店、全国にある13の営業所で、毎月合わせて約6000枚を受け取っていた。各支店・営業所で処理した請求書は経理課に集められ、経理担当者が1枚ずつ目視で金額や仕訳をチェックしていたという。

　大阪支店では、経理担当者6人で1人当たり毎月500～600枚を処理していたため、人的、時間的、精神的な負担が課題になっていた。また、受け取った請求書には、物件ごとに物件名と仕訳のゴム印を押し、販売管理システムで処理した際に発行される整理番号を手書きで記入する必要があった。ゴム印の押印も整理番号の記入も枚数が増えてくると流れ作業になってしまうため、たびたび発生するミスに苦労していた。

　こうした請求書業務をデジタル化したいという要望からプロジェクトチームが立ち上がり、業務の効率化をはじめ、インボイス制度、電子帳簿保存法といった法令対応も目的としてサービスの導入を検討。利用企業数の多さと将来性、取引先企業への金銭的な負担がないという点から、BtoBプラットフォーム 請求書の導入を決めた。

　BtoBプラットフォーム 請求書を活用することで、これまで課題になっていた業務負担が軽減し、業務時間も半減した。大阪支店では、3000枚以上届く請求書を物件順に並べ替えてファイリングしていたが、その作業が一切なくなった。保管スペースを有効活用でき、並べ替え作業のために配置していた1人を別の業務に充てることができた。

　また、請求書受領サービス「BP Storage for 請求書」も導入することで、紙やPDFで届く請求書もAI-OCR機能でデータ化でき、全ての請求書をデジタルで一本化できているという。

　紙がなくなったため、物件名・仕訳のゴム印を押す作業や整理番号の手書きもなくなった。仕訳はBtoBプラットフォーム 請求書であらかじめ設定しており、物件名や経理課で確認が必要なもののみを空白に設定することで、既に割が埋まった状態にして入力を効率化させている。

　このほかにも、経理担当者は承認フローや督促が必要なものが可視化され、経理課からも処理の進行状況を確認できるようになったことに効果を感じているとのこと。