マンダム、「BtoBプラットフォーム 請求書」で年間1400時間以上の作業時間を約9割削減

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　男性向け化粧品を手掛けるマンダムは、インフォマートが提供する電子請求書の発行・受取サービス「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入した。インフォマートが12月19日に発表した。

　マンダムによれば、同社では請求書の発行先が約670社あり、主な取引先は卸事業者という。請求書には、取引ごとに発行する「仕入伝票」と、月次でまとめる「締め請求書」の2種類になる。

　請求書業務には、紙の発行による印刷、封入、郵送などにかかる業務とコストの負荷、インボイス制度と電子帳簿保存法への法令対応という2つの大きな課題があった。

　同社は、業界特化のEDIシステムを使用しており、「仕入伝票」は専用の用紙を使用するため、旧式のドットインパクトプリンターで印刷する必要があり、用紙のセットにはミリ単位の調整が求められた。テスト印刷を何度か行い、印刷に不備があれば再印刷するなど手間がかかるため、当番制で出社する必要があった。

　また、印刷後は窓あき封筒の窓に住所が合うように用紙を折り、封入する必要がある。封入作業だけでも30分かかり、紙で指を切る危険もあった。郵送も、速達やレターパック、封入枚数によって分けたり、ポスト投函のために外出することもあり、特注の封筒代や特別帳票の購入代、郵送費などコスト面でも大きな負担があったという。

　インボイス制度では、消費税額計算の端数処理は「インボイス1枚につき、税率ごとに1回」と定められている。そのため、従来の「仕入伝票」ごとの端数処理と、月次でまとめた「締め請求書」の端数処理では差額が生じる。

　検討の結果、マンダムは取引ごとの「仕入伝票」をインボイス制度対応の適格請求書とすることにした。従来の「締め請求書」でまとめた請求金額で支払処理を行う顧客もいるため、インボイスとは別に月次の請求金額を伝える「請求金額通知書」を発行することにした。

　しかし、取引先が取引のたびに大量の紙の請求書を受け取り処理するのは大変なため、請求書の発行を紙からデジタル化する必要があった。

　現在は、「仕入伝票」をBtoBプラットフォーム 請求書から従来通り都度発行し、インボイス制度に対応している。「締め請求書」は、通知書機能を利用して月次の請求金額を通知する運用に変更した。税計算は取引明細ごとに行い、「ご請求金額通知書」として送付している。

　月次の請求額を知りたい顧客には「ご請求金額通知書」で会計処理を行うよう案内し、取引明細データは「Excel」で集計・分析できるため、利便性が向上した。

　都度発行する請求書は、基幹システムで伝票転記処理を行うとBtoBプラットフォーム 請求書に自動でデータがアップロードされる仕組みとなっている。発行も、最初の1カ月は財務部が金額確認後に発行ボタンを押していたが、問題がないことが分かり自動発行に切り替えた。

　「締め請求書」も同様に基幹システムと連携し、5日と10日に財務部が締め処理を行い、正しい金額かを確認後、自動でBtoBプラットフォーム 請求書にデータが連携され、自動発行される流れとなった。

　業務負担の軽減効果は大きく、紙の作業がなくなり、郵送のために出社する必要もなくなった。完全にリモートワークで対応できるため、働き方の自由度も増えているという。郵送費、専用帳票や特殊封筒の購入代、プリンターの電気料金や維持費がゼロになり、年間コストは約520万円から56万円へと、9割近いコスト削減効果となった。導入前は年間で1400時間以上かかっていた業務時間も150時間に短縮され、約9割の削減効果があった。