2024年に迫る「医師の働き方改革」、医療従事者の勤怠管理をシステム化

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　佐賀県医療センター好生館は、統合人事システム「COMPANY」の稼動を開始した。2024年に迫る「医師の働き方改革」に向けた体制構築の基盤と位置づける。システムを提供するWorks Human Intelligenceが2月2日に発表した。

　病床数450床を持ち、年間約2万人の新規外来患者数を受け入れている同院では、約1300人の医療従事者が働いている。その勤怠管理の多くは紙と表計算ソフトで行われており、医師や看護師の勤務実態把握がスムーズに行えない状況だった。

　医師を対象とした「医師の働き方改革関連法」が2024年4月に施行するのを受け、同院は医師や看護師の勤務形態に対応可能な勤怠管理システムの導入を検討。2021年4月に「COMPANY 就労・プロジェクト管理」、同年9月に「COMPANY Web Service」の稼動を開始した。

　同院の勤怠管理は、病院特有の勤務形態や複雑なシフトの組み合わせが多く存在し、そのパターンは数百にわたるという。個人ごとに勤務時間帯が異なる臨時職員・短時間勤務職員、国が定めた看護配置基準にのっとりシフトを組む必要がある看護師、緊急呼び出しに対応し帰宅後の再出勤が発生する医師など、緻密で柔軟性のある機能が求められていた。

　そうしたシステムを独自開発するには多くの予算が必要となる。Works Human Intelligenceによると、COMPANYではこれらの機能を追加費用なしの定額で使え、医療法人への導入も50を超えるという。同院が2009年から利用していた「COMPANY 人事・給与」との連携がシームレスにできる点も評価された。

　紙で行っていた各種業務をシステム化することで、給与明細1万5000枚、勤怠領域1万5000枚、年末調整2万枚を電子化した。また、年末調整業務においては、用紙の印刷・封入作業にかけていた約20時間の業務時間を削減した。

　また、これまで紙で行っていた有給休暇の取得申請をシステム上で行えるようになったことで、申請・取得が容易になった。職員の有給取得を促進させ、稼動から7カ月間で取得率が前年比26％向上した。

　これまで紙やExcelで行っていた勤怠管理をシステム化したことで、誰がどれだけ働いているのかをタイムリーに把握できるようになった。働き方改革で定められた時間外労働の上限に達しそうな職員を事前把握することで、時間超過の事前防止措置を図ることが可能になった。

　今後は、COMPANY Web Serviceを用いて従業員の通勤交通費や口座情報などの個人情報申請を紙からシステムへと順次切り替えていくことでさらなる業務効率化を目指すとしている。