住友不動産、グループ全体で文書管理システムを導入–年約3万枚の請求書を電子保存対応へ

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　住友不動産は、電子帳簿保存法（電帳法）で求められる電子請求書の保存対応に当たり、グループ全体で「invoiceAgent 文書管理」を導入した。ウイングアーク1stが5月9日に発表した。

　これにより、請求書を受け渡しする業務フローの承認処理を電子化し、年間約3万枚の請求書の電子保存に対応できるようになる。2022年10月から本格的な利用を始め、2023年5月の時点でグループ全体で約700ユーザーがinvoiceAgent 文書管理を利用している。請求書の電子保存だけでなく、押印の手間と承認待ちの時間を短縮、ペーパーレス化が推進されているという。

　invoiceAgent 文書管理は電子保存だけでなく、請求書の受領から支払承認までのワークフロー管理機能を兼ね備えた製品で、請求書、支払通知書、注文書、納品書などあらゆる企業間取引文書の電子化と配信・返信を可能にする。また電子化された文書をクラウド上でセキュアかつ高速に流通できるプラットフォームとして機能する。

　住友不動産グループでは、同製品について電帳法に対応するための法的要件を満たすJIIMA認証の取得していることや、将来的な業務効率化を見据えたAI-OCR機能を備えていることが評価された。また導入実績の豊富さも採用のポイントとなった。

　運用開始に当たっては、請求書の受領方法によるシステム保存の要否をまとめた判定チャートや、マニュアルとなるチュートリアル動画を作成するなど、電帳法対応の方針と情報を丁寧に現場と共有した。また運用半年後にはQ&Aを整備するなど、定着化のための施策も実施し、住友不動産のグループ従業員1万3000人を超える大組織の中での円滑な法対応を行ったという。