新潟県柏崎市、「ChatGPT」を活用した業務効率化ツールで年240時間分の工数削減へ

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　新潟県柏崎市は、クラフターが提供する業務効率化ツール「Crew」の実証実験を行った。その結果、同市は年間約240時間分の業務工数削減が見込めることが分かった。

　クラフターが提供するCrewは、生成AI「ChatGPT」をビジネスでも安全に利用できる環境を提供する。個人情報などの機密情報を検知して非表示にしたり、登録している従業員の権限を設定したりできるほか、ログ監視機能なども備える。OpenAIに個別に登録する必要はない。

　また検知する禁止ワードを登録することで、企業ごとに独自の秘密情報を追加できる。ChatGPT単体にはない書類を基にした会話機能もあり、説明書類や手順書といった社内文書をアップロードして書類から回答できる。これにより繰り返し発生する同等作業や、異動者や採用者のオンボーディングトレーニングが可能だ。

　柏崎市が検証を行った業務は、「システムの標準化に関する基本方針資料のアップロード、外部への説明文作成」や「システム標準化に関する職員向けの手順書類の作成」「各シチュエーションに応じた市職員の旅費運用規定作成」など。

　標準化に関する資料は、人力で一から文書を作成すると1時間程度はかかるが、Crewを使うと要点を整理して回答を生成するため、職員による修正を考慮しても30分ほどの省力化に成功した。

　市のウェブページなどで市民に標準化に関する資料の内容を説明する業務は、最低でも月に40回程度は発生し、仮にCrewがその作業を全て省力化できた場合、月間約20時間分の削減が見込めるという。また、職員の旅費運用規定に関するマニュアルを読み込ませ、さまざまな行程での旅費確認にかかる工数も従来の3分の1程度まで削減できる見込みだ。

　同市ではCrewについて、個人情報の警告など、職員任せにはできない確認プロセスを補助する機能などを評価した。ガイドラインを作成し個人情報の入力を制限しても、最終的なツールの操作は職員に依存するため、こうした操作を制御できる点も魅力だという。