内田洋行、オリンパスの本社移転に向けてオフィス利用状況を可視化

今回は「内田洋行、オリンパスの本社移転に向けてオフィス利用状況を可視化」についてご紹介します。

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　内田洋行は1月18日、オリンパスの働き方改革プロジェクトにおいて、オフィスの利用状況を可視化するプラットフォームを構築したと発表した。オリンパスは、本社機能と開発機能を集約した「グローバル本社」を八王子事業場 技術開発センター 石川に設置し、2024年4月1日に本社を現在の新宿モノリスから同センターに移転することを予定している。

　健やかな組織文化を目指しているオリンパスは、多様な従業員が時間や場所にとらわれず、自律したプロフェッショナル人材として職務を全うしてもらえるよう、新しい働き方の整備を進めている。その一環として、新本社では全面的なフリーアドレスを採用し、内田洋行のオフィスワークナビゲーションシステム「SmartOfficeNavigator」の導入を決定した。

　新本社では、オフィスにおける従業員の居場所や複数の設備、機器の検索・予約をSmartOfficeNavigatorで統合管理している。内田洋行の会議室予約／運用システム「SmartRooms」、各種ブースやトイレなどの利用状況を可視化するシステム「RoomSense」と連携し、従業員はオフィスの設備を自律的に検索・予約できる。ネットワークインフラ「Cisco Spaces」や「Microsoft 365」とシングルサインオン（SSO）で連携し、従業員は他のメンバーの居場所やスケジュール、連絡可否状況を確認できる。

　SmartOfficeNavigator採用の決め手には、複数システムのインタフェースを共通化し、簡単な操作で各機能を統合的に利用できること、段階的な機能拡張が可能で長期間のオフィスリニューアルに対応できることがあるという。

　内田洋行は、SmartOfficeNavigatorに収集されたデータを統合し、デジタルサイネージに提供する「空き状況可視化マップ」を開発した。空いているコミュニケーションエリアをQRコードで予約する新機能「QRコード連携機能」も搭載した。

　同プロジェクトでは経営層から若手まで組織横断的に総勢約100人が参画し、「オープン化とICT環境整備による最適なオフィス環境の構築」「新しい働き方の推進」「就業規則や仕組みの再整備」を掛け合わせることで、健やかな組織文化の実現を目指している。オリンパスはこの取り組みを持続させるため、経営目標達成指標（KGI）を取り入れて進捗（しんちょく）管理を行っている。

　新本社では脱サイロ化の目標を掲げ、エリアごとにおける従業員の交流状況を把握できる機能をオリンパスと内田洋行で共同開発した。個人を特定しない人の所在情報と、オリンパスが所有する所属組織やオフィスエリアのデータを内田洋行が統合することで実現した。これにより、同プロジェクトが目指す部門間の連携や交流の進展に関する状況を視覚的に把握できる。

　このデータは、オフィスエリアの拡張や再配置などを検討する際にも活用するといい、経営戦略や事業環境変化に素早く対応し、進化し続けるオフィスを構築できるとしている。従業員の所在情報の利用については、オリンパスの個人情報ポリシーに対応するため、データ形式を不規則な文字列に変換している。

　内田洋行は、ハイブリッドワークに向けて多様な会議環境も構築した。「Microsoft Teams」の機能を生かしたIT機器の選定、ハイブリッド会議空間における人の目線や発声、音声の聞こえ方を考慮した機器の設置を実施。加えて、構築した環境を全従業員が十分に活用できるよう、マニュアルの作成も支援している。

　今後はより快適なコミュニケーションに向けて、同社はIT機器やTeamsなどのコミュニケーションインフラとSmartOfficeNavigatorの連携強化を計画しており、収集されたデータを用いて働き方やオフィススペースの活用頻度を総合的に可視化することに取り組む。

　今後は、各会議室やブースの占有時間と実利用時間の差分を把握するなど、データから運用ルールを適切に策定できているかを判断し、使い方の改善に役立てる。導入以前は、従業員が空いている会議室を探し回ることもあったが、導入後はその手間がなくなり、エンゲージメントの向上にも寄与しているという。今後は、AIカメラを活用した混雑情報の統合にも着手することを予定している。