H2Oと阪急阪神百貨店、「workhub」でオフィスをまるごとデジタル化

今回は「H2Oと阪急阪神百貨店、「workhub」でオフィスをまるごとデジタル化」についてご紹介します。

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　エイチ・ツー・オー リテイリング（H2O）と同社グループの中核会社・阪急阪神百貨店は、オフィスを「大阪梅田ツインタワーズ・サウス」へ移転したことを機に、コネクトプラットフォーム「workhub」をはじめとしたビットキー製品を導入した。ビットキーが12月1日に発表した。

　workhubは、オフィスのあらゆるものをつなげるプラットフォーム。ビットキーの製品だけでなく、提携企業「コネクトパートナー」が提供するサービスも利用できる。

　今回の導入によりH2Oと阪急阪神百貨店は、座席数を約50％削減し、従業員はフリーアドレスのオフィスにおいて働く場所を検索・予約・利用することが可能となった。

　H2Oと阪急阪神百貨店は、新オフィスにより「新しい働き方による価値創造」「従来型ワークスタイルの変革による効率化・コスト削減」「オフィス環境の刷新による求心力・人材確保」を目指している。具体的には、部門やグループを超えた共創に向けて、個人の固定デスクを設けず、座席数を新オフィスに勤務する従業員数に対して約50％縮小。オフィスの面積も約30％減らした。加えて「ABW（アクティビティーベースドワーキング）」を採用し、業務内容に応じて働く場所を選べるオフィスを構築した。

　ABWの実現は働く場所の選択肢が増えるメリットがある一方、「特定の人がいつも使っており、他の人が利用できない」「会議室を利用しようと思ったら、既に他の人が使っていた」「同僚がどこで働いているのかが分からない」などのデメリットも想定された。こうした課題を受けてH2Oは、座席の予約システムに加え、無人受付や会議室予約、顔認証入退室など複数システムの導入を検討していたが、従業員にとっては幾つものシステムを使い分ける新たな手間が発生してしまう。そこでオフィス内のデジタル化をまとめて実現し、一つのシステムで操作できるworkhubの導入に至ったという。

　新オフィスは、外の景色を見ながら働ける窓際の一人作業席、集中作業やウェブ会議に適した個室ブース、取引先との対面の打ち合わせに利用できる会議室など、さまざまなスペースがある。座席はデスクに設置されたQRコードからチェックイン、会議室はworkhubのアプリから事前予約することで、利用するワークスペースを確保できる。予約内容は「Googleカレンダー」に自動で連携される。

　会議室の前にはタブレット端末が設置されており、顔認証でも予約ができる。また、予約時間を過ぎても利用がない場合の自動取り消し、最大予約可能時間の設定など、管理者の要望に応じた機能を追加した。静かな環境で働きたい場合に周囲の座席の使用状況を見てチェックインできるなど、従業員のニーズに応える検索機能も搭載している。

　新オフィスではフロアの入り口8カ所、会議室16室にスマートロックやタブレット端末などを設置し、オフィス内を丸ごと「スマートアクセス化」した。顔をかざすだけで各エリアに入室可能だが、入室の権限はworkhubの管理システムで変更でき、H2Oのオフィスでは一部のエリアで権限を設定している。

　新オフィスは座席を固定しないため、従業員一人一人が好きな場所で働くことができる。座席のチェックイン情報を基に、出社している従業員の位置情報を執務エリアのモニターやworkhubアプリで共有することが可能。従業員は、空いているエリアや席を見つけたり、話したい相手を見つけたりできる。

　従業員はworkhubで会議室を予約する際、来訪者のメールアドレスを登録すると、エントランスの受付用QRコードを自動でメール送付する。来訪者は当日、オフィス受付に設置されたタブレット端末にQRコードをかざすと受付が完了し、従業員の「Gmail」やworkhubのアプリに来訪通知が送付される。これにより、従業員は内線電話への対応で業務が中断されることがなくなったほか、「訪問先の内線番号を確認して電話する」という来訪者の負担もなくなった。

　H2Oの新オフィスプロジェクト担当者は「新オフィスでは面積・座席数を減らしたものの、社員の満足度は高く、想定より高い割合で出社している。今後は、workhubで取得できた入室のログや座席のチェックイン履歴などを活用し、社員間のコミュニケーションを促したり社員の行動を把握してケアしたりするなど、デジタルを積極的に活用して、働きやすいオフィスとしてアップデートし続けたい」とコメントしている。