サミット、毎月1000通発行していた手書きの請求書をデジタル化

今回は「サミット、毎月1000通発行していた手書きの請求書をデジタル化」についてご紹介します。

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　スーパーマーケット チェーンを展開するサミットは、インフォマートが提供する「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入した。

　同社は、取引先の約550社に対して毎月およそ1500通の請求書を発行していた。しかし、インボイス制度の開始後に、請求書の発行作業における業務負荷の増加が予想された。そのため、業務負荷が大きかった「メーカーや卸売事業者等の取引先に対して毎月発生する販売報奨金の請求」と「スーパー内に入居する100円ショップやクリーニング店等のテナントに対する賃料や電気代等、ビルマネジメントに関する請求」といった請求書のデジタル化を考えた。

　特に、リベートとも呼ばれる販売報奨金は、売り上げに対する一部の額を取引先から報奨金として割り戻しするもので、取引先ごとに発生しており、請求書の発行数は全社で毎月1000通に上っていた。

　これまで「販売報奨金の請求」に関しては、複写式4枚つづりの請求書にサミット商品部の担当社員、もしくは取引先の担当者が請求内容を手書きで記入し、サミット商品部のマネジャーが内容を確認して承認印を押印。その後、経理部で確認した後、請求書を作成した担当社員が取引先へ郵送か手渡しで発行していた。その発行作業と同時に経理部では、基幹システムへ請求情報を1枚ずつ手入力していた。

　また、発行元の商品部では、4枚つづりの請求書のうち、控えと入金確認があった際の確認用として2枚を保管しなければならず、全体では毎月段ボール1箱分の量にまでかさばっており、請求書業務のデジタル化対応は以前から課題となっていた。

　導入の決め手は、BtoBプラットフォーム 請求書のコスト面のメリットと実績の高さだった。また、今後のデジタル化を見据えたとき、請求書の受け取りでも利用できる利便性も魅力だった。

　導入後は、取引先も利用できる請求書発行用の「Excel」フォーマットを作成し、それに請求書情報を打ち込んでCSVデータで出力し、BtoBプラットフォーム 請求書に取り込む形で運用している。手書きの請求書がなくなったことで毎月発行していた1000通分のペーパーレス化に成功した。また、入力すべき必須項目が見た目で分かるようになり、以前発生していた抜け漏れが大幅に軽減された。

　特に経理部では、BtoBプラットフォーム 請求書上にアップロードされた情報を画面上で承認し、ワンクリックで請求書を発行できるようになった。そのまま基幹システムにも連携できるため、入力作業が一切なくなったことが大きな効果だった。

　「ビルマネジメントに関する請求」に関しては、スーパー内に入居するテナントに対する賃料や電気代など、毎月約500通の請求書を発行していた。システム導入前は、担当部署が以前から使用する専用システムから請求書を作成し、各部での承認を経た後、経理部で確認して押印し、各部の担当者が郵送していた。

　BtoBプラットフォーム 請求の導入後も担当部署内の専用システムへの入力業務はあるものの、それ以降の業務フローはデジタル化された。経理部で毎月500回に上る押印作業がなくなっただけで、気分的にも体力的にも業務負担が減ったとしている。