多可赤十字病院が「TOKIUMインボイス」導入で請求書処理時間を大幅削減

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　日本赤十字社多可赤十字病院（兵庫県多可町）は、TOKIUMが提供するクラウドサービス「TOKIUMインボイス」を導入した。これにより、これまで煩雑だった請求書の受け取りや会計システムへのデータ入力業務の負担が軽減され、請求書処理にかかる時間が約半分にまで削減できた。4月10日、TOKIUMが発表した。

　多可赤十字病院では、月に約200件に上る請求書のうち9割以上が紙媒体であったため、担当者は請求書の受領や手作業でのデータ入力に多くの時間を費やしていた。さらに、請求書情報を「Excel」に入力した後、会計システムへ再度入力するという二重作業が発生し、その業務に約2日を要していた。さらに、請求書が期日までに届かない場合には、電話による催促やFAXでの送付依頼など、非効率な対応を余儀なくされ、業務負担の増加や月次処理の遅延を招いていた。

　こうした課題を解決するため、多可赤十字病院はTOKIUMインボイスの導入を決定した。TOKIUMインボイスは、紙の請求書の受け取りとデータ化を代行するため、病院側の請求書受領の手間や、入力作業の負担を大幅に削減する。また、ウェブダウンロード形式の請求書にも対応し、全ての請求書をクラウド上で一元管理することで、請求処理の進捗（しんちょく）状況をリアルタイムで可視化することが可能となる。

　取引先が請求書を直接アップロードできる機能も、郵送の遅延による影響をなくし、スムーズな請求処理を実現する。加えて、TOKIUMインボイスは多様な会計ソフトと連携ができ、他社では困難であった医療系の会計システムとも円滑に連携できる点が、導入の決め手となった。

　同病院会計課では、TOKIUMインボイス導入の効果について、請求書の受領から仕訳データの作成、会計システムへの連携がスムーズになり、手入力の負担が減少したことで、業務時間は約半分に短縮されたとする。さらに、請求書の電子化により過去の仕訳情報を容易に参照できるようになった。これにより、定型的な請求や毎月決まっている取引の処理が効率化されただけでなく、ネット環境があれば在宅での業務も可能となり、出勤できない場合でも業務を滞りなく進められるようになったという。

　今後は、担当者が変更になった際にもスムーズに業務を引き継げるよう、マニュアル作成に注力していく方針だ。