芝浦工大、Notionで教職員700人が業務効率化–教育・研究時間を創出

今回は「芝浦工大、Notionで教職員700人が業務効率化–教育・研究時間を創出」についてご紹介します。

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　芝浦工業大学（芝浦工大）は、コラボレーションソフトウェア「Notion」を導入し、教職員の事務作業を大幅に削減した。2月20日、Notion Labs Japanが発表した。

　芝浦工大では、2023年2月に「業務効率化・DX推進プロジェクト」を発足。教職員約700人を対象に、Notionを活用した業務効率化に取り組んだ。具体的には、職員から教員への業務依頼をNotionに一元化したほか、データベース機能を活用し、教員が依頼を簡単に確認できる仕組みを構築した。また、Notionの「Wiki機能」を使い、申請・手続き制度の集約や教職員情報の見える化も実現した。

　これにより、教員は対応すべき依頼を一目で把握できるようになり、職員側も教員の閲覧状況を確認できるようになった。その結果、双方の負担が軽減され、業務効率が大幅に向上したという。

　Notionは、ドキュメントの作成・共有、プロジェクトの管理、ナレッジの整理、全てが一カ所で実現できるコネクテッドワークスペースだ。ユーザーはドキュメント、ロードマップ、ナレッジベースなどを作成、カスタマイズできる。これによりチームの生産性向上、コラボレーションの促進・強化、チームでの働き方の改革を加速化させる。

　文部科学省の調査によると、大学教員の約8割が研究時間不足を感じているという。芝浦工大でも同様の課題があり、教員の教育・研究時間の確保が急務となっていた。

　芝浦工大では、Notionについて、教職員の事務作業の負担を低減し、教員の教育・研究時間を捻出するという目標に最適なソリューションだと評価している。

　今後は、Notionに集約されたデータを分析し、さらなる業務改善を目指すとともに、新入生向けの情報発信など、Notionの活用範囲を広げていく方針だ。