営業先との商談を対面からオンラインに マイナビがテレキューブを選んだワケ 「求められたのは機密性」
今回は「営業先との商談を対面からオンラインに マイナビがテレキューブを選んだワケ 「求められたのは機密性」」についてご紹介します。
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新型コロナウイルスの感染拡大によって人々の生活様式が変わる中、企業活動も影響を受けている。特定のオフィス以外の場所で働くテレワークが広がるなど、2020年は働き方の見直しの動きが広がった年だった。
特に、顧客と直接会い関係性を深めることで自社の商品やサービスを販売したり、顧客の相談に乗ったりする営業活動は大きな影響を受けた。営業先を訪問し、対面でコミュニケーションを取っていた従来の方法が、3密を避けるために制限されるようになったのが理由だ。企業が営業活動を続けるには、これまでの営業スタイルを変えることが求められている。
顧客と直接会わずとも、営業活動を続けて信頼関係を深めていく――それを実現できるツールとして注目されているのが、ブイキューブが提供するスマートワークブース「テレキューブ」だ。電話ボックスのような外観で、室内にはテーブルと椅子、Web会議を行えるPCが設置されている。
コロナ禍でも営業先とオンラインでコミュニケーションを取れるツールとして、テレキューブを東京・竹橋の本社オフィスに導入したのがマイナビだ。同社の管理・総務統括本部 本社総務部 山田智子さんと飯笹絵里加さんに、テレキューブを設置した背景や意図、社員の反応などを聞いた。
営業先から「訪問しないで」との要請
マイナビは、就職、転職、アルバイト、人材紹介等の人材ビジネスの他、進学やウェディング、農業、IT関連メディアなど幅広い事業を手掛けている。グループ全体の従業員数は1万1400人で、本社には2000人が勤務する。その多くを占めるのが営業社員たちだ。
山田さんと飯笹さんは総務部として、本社オフィス設備の整備やレイアウトの設計などを担当。社員から寄せられるニーズを聞きながら、オフィス環境を改善していく業務を担っている。
以前から「会議室を使いたいが空いていない」「社内で打ち合わせができる場所を作ってほしい」などさまざまな声が総務部へ届いていたが、新型コロナウイルスの感染が拡大していた3月初頭、それまでなかった要望が寄せられるようになった。営業先の企業から「訪問は控えてほしい」という要望を受けた社員からの「社内にオンラインで商談できるスペースを作ってくれないか」というニーズだ。
そこでまず山田さんたちは、20台程のテーブルとパーテーションで区切ったスペースを急いで用意。「図書館の閲覧室のような環境を社内に設えました」と山田さんは話す。
その後、4月の緊急事態宣言を受け、マイナビも全社的にテレワークへ移行。ただし一部の社員はデスクトップPCを使用しており、中には自宅に固定インターネット回線がない社員もいた。そのため、一定数の社員が出社する状況だった。
そんな中、緊急事態宣言が解除された5月以降も営業先から「訪問は控えてほしい」「商談をオンラインで行えないか」という声が相次いだ。パーテーションで仕切られただけのスペースでは周りの声が聞こえ、自分の声も周りに漏れてしまう。社員が営業先へ足を運ばずに業務を行えるようにするには、オフィス環境をさらに整える必要があった。そこでマイナビは、周囲を気にせず営業先とコミュニケーションできる個室ブースを導入することにした。
駅で見た実物を思い出し「コレだ」と直感
まず個室ブース選びでポイントとなったのは防音性に優れ、営業先の機密情報にも触れる会話が安全にできる空間であることだった。
もともとオフィス機器メーカーのショールームでテレキューブを見かけたことがあり、当たりは付けていた。そんな中、駅に設置されたテレキューブを改めて目にする機会があった。
「それまでは、隙間時間に業務をするのに向いたスペースだなという印象でした。しかしよくよく見ると、人の往来が多い場所に設置されていたので防音、機密性が高いのではと思い、今のマイナビのニーズに合っているかもと感じました」（飯笹さん）
換気性に優れ、消防面もクリアしている点もポイントだった。「ちょうど夏にさしかかる時期だったため、ブース内にこもって作業する社員が体調を崩さないよう、空調設備がある点はメリットでした」と山田さん。さらに「消防設備が付いていないものをオフィスに設置しないようオフィスビルの運営会社から言われていたので、スプリンクラーも備えているテレキューブは魅力でした」と続ける。
テレキューブは可動式で設置場所を変えることができ、サブスクリプションで契約できる点も導入を後押しした。「天井につながったパーテーションを工事して建てると不要になった場合の撤去が難しく、固定資産の観点からリスキーだと考えました」と山田さん。コロナ禍の後、仮に個室ブースが不要になったら撤去する可能性もゼロでは無い。そう考えると買い切り型の契約はハードルが高かった。テレキューブなら月額払いが可能で、不要になったら返却できる強みがある。
こうした背景から、マイナビは3月に用意したスペースを改修、拡張する形で1人用のテレキューブ（スチール製 ソロ）5基を導入した。
「コロナ禍とはいえ営業活動を止めてはなりません。個室ブースの検討からテレキューブの導入までスピード感を持って対応しました」（山田さん）
予約率は8割 予想以上の稼働率
マイナビ本社オフィスでは現在、1カ月当たり約200人がテレキューブを使用し、毎日午前10時から午後6時までの8割は予約で埋まる。テレキューブ以外で予約が必要なWeb商談ブースなどの予約率が7割なのに比べ、高いニーズがうかがえる。
「他の会議室やスペースもある中、テレキューブを本当に使ってもらえるだろうかと不安もありましたが、予想以上に好評でした」と山田さん。「営業先とWeb商談をしていると社員の声がつい大きくなってしまうことがあります。でもクライアントの機密情報が他の社員に聞こえてしまってはいけません。テレキューブなら防音性が高く、周囲を気にせず営業先とコミュニケーションができます」と話す。
テレキューブ内に電源やUSBポートがあり、LAN接続ができる点も社員から好評だった。「Wi-Fiのみだとネットワークが不安定になった際に商談に支障を来すことがありますが、テレキューブは有線LANポートもあるので安心でした。また電源口も既設であったため追加の工事が不要で助かりました」と飯笹さんは語る。
マイナビのテレキューブ運用ルールは「利用は1回2時間まで」「個人の集中スペースとしては使わない」というシンプルなものだ。「社員それぞれが『自分が使いたいから他の人も使いたいに違いない』と考えてくれているため、時間制限も利用目的も基本的には守ってくれています」と山田さんは言う。
テレキューブは営業先との商談の他、社員同士のWeb会議でも利用され、査定結果を伝えるなど秘匿性の高い打ち合せでも使われている。
「これまではWeb会議に参加するため、出社中の社員が大人数で利用する規模の会議室を1人で使うケースがあり、会議室の適正運用には程遠いものがありました。テレキューブの導入後は会議室が足りないという声が減り、社員が求めていたニーズに対応できたと感じます」（山田さん）
「執務室内にも設置を」という声も
現在、社員からは「テレキューブを増設してほしい」という声が出ている。Web商談に限らず、個人の集中スペースとして執務室内にあっても良いのではないかというものだ。
また、複数人で使えるグループ型のテレキューブについても要望が上がっている。「可動式で設置場所を変えられるという点は、レイアウト変更の多い弊社では使い勝手が良いものです。運用状況を見つつ検討していければと思います」と山田さんは続ける。
withコロナで「対面が当たり前」だった営業の働き方も変化している。セキュリティが保たれた静かな環境で営業先とのWeb商談を心置きなくできるテレキューブは、営業の新しい働き方に対応できるワークブースだ。「社内にいながら営業先とWeb商談ができるスペースがほしい」というニーズがあるなら、テレキューブの導入を検討してみてはどうだろうか。
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