相鉄ビルマネジメント、約4000件の契約書をデータベース化–管理部門の負担も軽減

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　ショッピングセンターやオフィスビルなどの管理・運営する相鉄ビルマネジメントは、Sansanの契約データベース「Contract One（コントラクトワン）」を導入した。全社で活用できる契約データベースを構築する。4月3日にSansanが発表した。

　Contract Oneは、あらゆる契約書をデータにし、契約の有効性や契約同士の関係を、正確かつ俯瞰（ふかん）して捉えられる契約データベースになる。

　相鉄ビルマネジメントの営業部門は、新規の出店交渉をする際などに、既存テナントの競合条件に違反しないかを確認する必要があり、契約書を頻繁に確認しているとのこと。しかし、不動産業界では紙で契約を締結することが多く、同社でも紙の契約書を本社のキャビネットで管理。そのため、本社勤務でない社員は都度契約書のスキャンとデータの送付を依頼する必要があった。

　Contract Oneは2023年1月に導入。紙の契約書をクラウド上で一元管理し、全ての社員が自分のPCから確認できるようにすることで、顧客対応の迅速化を目指したという。

　現在、Contract Oneに4000件以上の契約情報を蓄積し全社で一元管理しているとのこと。営業担当者が自ら契約情報にアクセスできることで、業務を迅速化するとともに、契約管理担当者の対応工数の削減にもつなげた。また、セキュアな倉庫で契約原本を保管する「原本保管サービス」も活用し、事業継続計画（BCP）の強化も実現している。